ARTÍCULO I
NOMBRE
Sección 1. Nombre. El nombre de esta organización, se estableció por KSA 74-6501(a), será la Comisión de asuntos de los hispanos y latinoamericanos de Kansas.
El término “Comisión” en las siguientes secciones significará la Comisión de asuntos de los hispanos y latinoamericanos de Kansas.
El término “KHLAAC” significará la Comisión de asuntos de los hispanos y latinoamericanos de Kansas.
ARTÍCULO II
PROPÓSITO
Sección 1. Estatutos. El propósito de estos estatutos es establecer reglas para la organización interna de la comisión y para el manejo de sus operaciones.
Sección 2. Comisión. KSA 74-6501 establece que la comisión será asesora de el/la gobernador/a y estará dentro de la oficina de el/la gobernador/a y será parte de ésta.
Las funciones, poderes y deberes de la comisión son los que se autorizan por los estatutos que establece la comisión. Las acciones de la comisión tienen el carácter de recomendar únicamente y están sujetas a la aprobación de el/la gobernador/a. La comisión, sin embargo, adopta sus propias reglas y políticas para sus operaciones de acuerdo con sus poderes.
ARTÍCULO III
ORGANIZACIÓN
Sección 1. Membresía. La membresía de la comisión será según lo establecido por KSA 74-6502; el cual especifica el número, el método de designación y la duración del cargo de los comisionados.
La comisión (a) constará de siete miembros. No más de cuatro miembros podrán ser del mismo partido político. Sujeto a las disposiciones de KSA 75-4315c y sus enmiendas, por lo tanto, cada distrito del congreso en el estado estará representado en la comisión por al menos un miembro que sea residente del distrito en el momento del nombramiento y el resto representará al estado en general. Los miembros de la comisión serán designados por el/la gobernador/a. Una persona nombrada para llenar una vacante, que se presente antes de la expiración de un término, se nombrará únicamente por el tiempo que falta para que se venza dicho término. A excepción de lo dispuesto en el inciso (b), cada miembro de la comisión se designará por un período de tres años. (b) Cada miembro se designará por un período de tres años y hasta que se nombre y se apruebe a un sucesor. (c) Nada de lo dispuesto en este inciso se interpretará como una prohibición de la reelección de miembros que se hayan nombrado antes de la fecha de vigencia de esta ley de K.S.A. 74-6502.
En caso de que haya una vacante en la junta de miembros de KHLAAC, los miembros y el/la directora/a ejecutivo/a intentarán elegir a una persona apropiada para proponérsela a el/la gobernador/a para llenar la vacante. Las nominaciones serán enviadas a el/la directora/a de nombramientos, por el/la directora/a ejecutivo/a, para consideración por parte de el/la gobernador/a.
Los miembros de KHLAAC que deseen renunciar a su cargo deben presentar una carta de renuncia a el/la gobernador/a, con copia a el/la presidente/a y a el/la directora/a ejecutivo/a.
Sección 2. Oficiales . Los oficiales de la comisión serán un presidente, un vicepresidente y un secretario. Los oficiales se elegirán por la comisión en su reunión ordinaria en octubre de cada año. Su mandato será de un (1) año. Ninguna persona podrá servir en el mismo cargo por más de dos (3) períodos completos consecutivos.
Sección 3. Presidente. El presidente presidirá todas las reuniones de la comisión. Desempeñará todas las funciones asignadas al cargo según lo aquí dispuesto. Sus deberes incluirán, pero no se limitarán a lo siguiente:
1.Revisar las recomendaciones hechas por la comisión y enviar propuestas y evaluaciones a el/la directora/a ejecutivo/a para su presentación a el/la gobernador/a, la legislatura y varias agencias estatales.
2.Ayudar a el/la directora/a ejecutivo/a con la orientación de nuevos miembros de KHLAAC
3.Ayudar a el/la directora/a ejecutivo/a en la producción de informes anuales u otras iniciativas de informes y mantenimiento de registros.
Sección 4. Vicepresidente/a. El/la vicepresidente/a actuará como presidente/a en ausencia de el/la presidente/a. En caso de que el cargo de presidente quede vacante, el/la vicepresidente/a ocupará ese cargo por el término no vencido y la comisión seleccionará un nuevo vicepresidente por el término no vencido.
Sección 5. Secretario/a. El/la secretario/a ayudará a el/la directora/a ejecutivo/a y a el/la presidente/a en la preparación de la agenda y el orden del día de cada reunión ordinaria. El/la secretario/a supervisará la grabación y firma de las actas de todas las reuniones y se asegurará de que todos los miembros de la comisión y el/la directora/a ejecutivo/a reciban copias.
Sección 6. Comités. A discreción de el/la presidente/a de la comisión, se pueden nombrar comités según sea necesario.
Sección 7. Asistencia:
1.Se considerará que los miembros de la comisión asistieron a las reuniones si están presentes en persona, por teléfono, teleconferencia u otros medios electrónicos que permitan la comunicación interactiva bidireccional.
2.Se considerará que cualquier comisionado de KHLAAC que esté ausente durante tres (3) reuniones consecutivas o el 50% de dichas reuniones durante un año fiscal sin notificación previa aprobada a el/la Presidente/a ha renunciado a la Comisión, con efecto inmediato.
3.Cualquier comisionado de KHLAAC que no pueda asistir en persona puede participar como parte de la Ley de sesiones públicas de Kansas, pero se considera ausente y no puede votar en los asuntos de KHLAAC.
4.Una conferencia a través de medios electrónicos puede contar como una asistencia para una reunión ordinaria.
Sección 8. Responsabilidades. Los comisionados designados de KHLAAC deberán:
1.Asistir por lo menos a cuatro (4) reuniones de KHLAAC al año;
2.Participar en audiencias convocadas por KHLAAC;
3.Representar a KHLAAC según lo solicitado por invitación pública;
4.Ayudar en el desempeño de los deberes y responsabilidades de KHLAAC;
5.Comunicarse, colaborar y comprometerse con el trabajo de la comisión y con el/la director/a ejecutivo/a.
Sección 9. Remoción con causa. Si un comisionado no puede desempeñar las funciones de KHLAAC, la comisión puede recomendar la destitución del comisionado con causa previa resolución adoptada por KHLAAC por quórum de votos. El debido proceso, incluida la notificación por escrito y la oportunidad de ser escuchado, se observará de acuerdo con los procedimientos de las comisiones estatales y departamentales.
Sección 10. En el caso de que no haya un presidente o vicepresidente, se llevará a cabo una elección especial para seleccionar un presidente y un vicepresidente interinos, quienes servirán el resto del mandato hasta la próxima elección ordinaria.
Sección 11. Todos los comisionados de KHLAAC deberán presentar su Tax Clearance (pago de impuestos) (tanto personales como comerciales de los que usted es propietario), su juramento del cargo, su Currículum vitae, su informe de confidencialidad y su papeleo de intereses sustanciales dentro de los 30 días de haber sido designados para la Junta de KHLAAC.
ARTÍCULO IV
REUNIONES
Sección 1. Reuniones ordinarias. De acuerdo con KSA 74-6505, la comisión se reunirá al menos cuatro veces al año. El/la presidente/a puede convocar reuniones adicionales según sea necesario para llevar a cabo las funciones de la comisión. Una reunión ordinaria de la comisión se llevará a cabo el cuarto jueves del mes en: octubre, enero, abril y julio. Estas reuniones se llevarán a cabo en el lugar y hora designados por la mayoría de la comisión y con un mínimo de cinco (5) días hábiles para notificar a cada comisionado y a el/la director/a ejecutivo/a.
Sección 2. Quórum. De acuerdo con KSA 74-6505, la mayoría de los miembros constituirá quórum.
Sección 3. Orden del día. Las agendas de todas las reuniones ordinarias estarán disponibles en la oficina de KHLAAC al menos tres (3) días hábiles antes de las reuniones.
Sección 4. Reuniones especiales. Las reuniones especiales pueden ser convocadas por el/la presidente/a y serán convocadas por el/la presidente/a si así lo solicita la mayoría de los miembros de la comisión. El/la secretario/a deberá dar aviso de las reuniones especiales a los miembros y a el/la director/a ejecutivo/a, y de acuerdo con KOMA, no menos de cinco (5) días hábiles antes de la reunión. La convocatoria deberá indicar el propósito, la hora y el lugar de la reunión. La convocatoria se puede hacer por correo regular, por teléfono o por correo electrónico.
ARTÍCULO V
CELEBRACIÓN DE LAS REUNIONES
Sección 1. Autoridad parlamentaria. Las reuniones se llevarán a cabo de acuerdo con la edición recientemente revisada de las Reglas de orden de Robert en todos los casos en que sean aplicables, y no sean incompatibles con estos estatutos o leyes estatales.
Sección 2. Orden del día . El/la secretario/a preparará el orden del día.
El orden del día incluirá:
1. Convocar a los presentes
2. Lista de asistentes
3. Establecer un quórum
4. Presentación de invitados, participantes y miembros de la audiencia.
5. Revisión y aprobación de la agenda
6. Aprobación de actas
7. Informes del personal y del comité
8. Temas por resolver
9. Asuntos nuevos
10. Sesión ejecutiva
11. Anuncios/Comentarios públicos
12. Levantamiento de la sesión
Cualquier asunto o tema que no aparezca en la agenda también se considerará si la mayoría de los miembros de la comisión votan a favor de su consideración. La aprobación de la consideración se basará en la conclusión de que una revisión o presentación sería lo mejor para el interés del público en general y no contraria a las disposiciones de la notificación pública. No se examinará ningún tema a menos que se disponga de datos e información suficientes para su examen antes de proceder a la votación.
Sección 3. Continuidad . Cualquier tema puede continuar previa solicitud por escrito del solicitante o recomendación de la comisión.
Sección 4. Comparecencia ante la comisión. Los peticionarios o sus representantes, los miembros de la comunidad en general o las personas o sus representantes que sientan que se verán afectados por cualquier acción pueden comparecer ante la comisión para presentar opiniones y declaraciones a favor o en contra de los temas de la agenda. Se recomienda la comparecencia personal ante la comisión, pero se puede presentar una comunicación escrita. El/la presidente/a puede, a su discreción, limitar la duración de la presentación o el debate para asegurar el desarrollo ordenado de los asuntos de la comisión, siempre que la decisión de el/la presidente/a se pueda anular por la mayoría de la comisión presente.
Sección 5. Mociones. Las mociones presentadas ante la comisión se reformularán por el/la presidente/a o un comisionado o un miembro designado del personal antes de que se lleve a cabo la votación. Toda moción sobre una cuestión importante deberá exponer razones viables.
Sección 6. Votación. La votación se efectuará por medio de la votación de voz individual en cada punto y el/la secretario/a deberá contarla y registrarla en el acta de la reunión.
Artículo 7. Abstención. Cada comisionado debe votar sobre cada tema, pero un comisionado puede abstenerse. Ningún miembro de la comisión debe votar sobre un asunto en el que tenga un interés personal o pecuniario directo que no sea común a los demás miembros de la comisión.
Sección 8. Expediente de actuaciones. El/la secretario/a registrará las actas de cada reunión como un asunto de registro público y presentará dichas actas a la comisión para su aprobación.
ARTÍCULO VI
FINANCIERO
Sección 1. Asignaciones. Los miembros de KHLAAC que asistan a una reunión o función autorizada de la comisión recibirán una compensación de acuerdo con KSA 74-6506 y KSA 75-3223 (e) y sus enmiendas.
ARTÍCULO VII
ENMIENDAS
Sección 1. Estos estatutos pueden ser enmendados por mayoría de votos de la comisión en cualquier reunión regular, siempre y cuando los miembros hayan sido notificados con un (1) mes de anticipación o que todos los comisionados hayan renunciado a dicha notificación, y la enmienda propuesta se haya puesto en la agenda.
Aprobado por la comisión el 14 de septiembre de 2012